Stell Dir vor, Du öffnest Deinen Download-Ordner und findest dort eine lange Liste kryptischer Dateinamen: Screenshots ohne Kontext, PDFs mit Nummerierungen oder Bilder, die sich kaum zuordnen lassen. Genau dieses Chaos kennen viele von uns. Dateien sammeln sich schneller an, als man sie ordnen kann. Das Ergebnis: Du suchst nach der richtigen Version eines Dokuments, klickst Dich durch verschiedene Kopien oder fragst Kolleginnen und Kollegen erneut nach dem passenden Anhang. Neben Zeitverlust entsteht dabei auch Unsicherheit – nutze ich wirklich die aktuelle Datei oder habe ich versehentlich eine alte Version geöffnet?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt genau hier an. Es geht nicht einfach nur um digitale Ordner, sondern um eine strukturierte Lösung, die Dateien automatisch erfasst, organisiert und durchsuchbar macht. Statt kryptischer Namen oder unübersichtlicher Ordnerstrukturen bekommst Du klare Regeln, nachvollziehbare Versionen und eine zentrale Ablage, die sich an Deinen Arbeitsalltag anpasst. Besonders in regulierten Branchen ist das entscheidend, weil Nachweise über Änderungen Pflicht sind. Aber auch im Alltag eines Freiberuflers oder Studenten bringt ein solches System spürbare Erleichterung.
Ein praktisches Beispiel dafür ist die App *NameQuick* für macOS. Sie arbeitet lokal auf Deinem Rechner, ohne dass Daten in eine Cloud geladen werden. NameQuick beobachtet ausgewählte Ordner wie „Downloads“ oder „Schreibtisch“, erkennt neue Dateien und vergibt automatisch strukturierte Namen. Aus „IMG\_4827.jpg“ wird so etwa „2025-09-Abgabetermin-von der Uni.jpeg“. Diese klare Benennung erleichtert nicht nur das Wiederfinden, sondern sorgt auch für Einheitlichkeit, wenn Du mit anderen zusammenarbeitest. Mit eingebauter Texterkennung (OCR) durchsuchst Du außerdem Dokumente inhaltlich – selbst dann, wenn sie nur eingescannt wurden.
Durch Vorlagen für Namenskonventionen, automatische Sortierregeln und die Möglichkeit, Dateien sicher abzulegen, wird aus einer unübersichtlichen Sammlung eine geordnete Bibliothek. Du sparst Zeit beim Suchen, reduzierst Fehlerquellen und kannst Dich auf Deine eigentliche Arbeit konzentrieren.
Am Ende geht es weniger um Technik als um Ruhe im Kopf: statt Dich mit unnötigen Klicks aufzuhalten, findest Du schnell, was Du benötigst. Und vielleicht stellst Du Dir dabei die Frage: Wie viel Zeit könntest Du gewinnen, wenn Dein Rechner Dir diese Ordnung abnimmt?
Wenn Ihr jetzt gespannt seid, wie das in Aktion aussieht, dann schaut Euch dieses Video an:
Und was habe ich Euch gesagt? Schneller und einfacher geht es nicht.
Jetzt kommt aber der Entwickler Josef zu Wort. Denn er hat mir ein paar Fragen beantwortet. Danke dafür!
Fazit
Wie oben schon geschrieben, es gibt nichts Besseres als eine App, die Euch tröge Arbeiten (und dazu gehört nun mal Dateien umbenennen) abnehmen. Und dank der künstlichen Intelligenz, die bei uns allen Einzug hält, werden Apps so wie diese hier unsern Alltag erleichtern.
Preise & Informationen
Diese App kostet einmalig 19 $ und in der „Pro“ Version 29 $ (für 3 Geräte). Es gibt die App auch als Abo und dadurch bekommt Ihr die Möglichkeit für 5 $ im Monat 500 Dateien umzubenennen. Ohne eine KI wie von ChatGPT nutzen zu müssen.
Ihr könnt Euch unter dem unten stehenden Link die App nicht nur herunterladen, sondern findet dort auch alle weiteren Informationen: